Assistenz in einer digitalen Welt: Entspannt organisiert statt täglich gestresst
Alles was du brauchst für digitale Zusammenarbeit, die dich und deine Führungskraft entlastet
Für wen: AssistentInnen aller Führungsebenen, die sich täglich durch E-Mail-Chaos kämpfen und deren digitale Tools mehr Probleme schaffen als lösen
Das Problem: Du verbringst 40% deines Tages mit Suchen, Sortieren und Nachfragen, weil wichtige Informationen in verschiedenen E-Mails, Chats und Ordnern verstreut sind. Gleichzeitig jonglierst du zwischen den unterschiedlichen Arbeitsweisen verschiedener Führungskräfte und fühlst dich oft wie ein digitaler Übersetzer zwischen Welten.
Die Lösung: Ein strukturiertes System aus Microsoft Teams, integrierten M365-Tools und bewährten Collaboration-Strategien, das sich an deine täglichen Assistenz-Aufgaben anpasst - nicht umgekehrt.
Das Ergebnis: Nach 3 Monaten findest du jede Information in einem Bruchteil der Zeit, deine Führungskraft nimmt deine neue digitale Organisation begeistert wahr und du verbringst deutlich weniger Zeit pro Tag mit administrativen Tätigkeiten.
Aufwand: 1 virtueller Kick-off + 1,5 Präsenztage + 30 Tage E-Mail-Begleitung + 1 Abschluss-Session
🤔 Kennst du das?
"Ich durchsuche täglich 3 verschiedene Tools, um herauszufinden, was meine Führungskraft letzte Woche gesagt hat - und finde es trotzdem nicht."
"Meine To-Do-Liste ist überall und nirgends: in Outlook, auf Zetteln, in Teams-Chats und in meinem Kopf - und ständig vergesse ich etwas Wichtiges."
"Abends bin ich erschöpft vom ewigen Suchen, Sortieren und Nachfragen, aber das Gefühl, wirklich produktiv gewesen zu sein, habe ich selten."
Wenn du dich in diesen Punkten wiederfindest, dann ist dieses Training genau richtig für dich.
🛠️ Das Seminar im Detail
🚀 Virtueller Kick-off: Digitale Klarheit schaffen
- Du entwickelst eine persönliche Landkarte deiner aktuellen Arbeitsweise und erkennst sofort, wo die größten Zeitfresser lauern.
- Kennenlernen der anderen Teilnehmenden Format: 1 Stunde online
💡 Präsenz-Intensiv: Deine digitale Werkzeugkiste
- 🎯 Digital Power Tools Teams-Kanäle und Chats so einrichten, dass sie für dich arbeiten statt gegen dich
- Kanalstruktur für verschiedene Projekte und Führungskräfte
- Chat-Organisation für schnelle Wiederfindbarkeit
- Du gestaltest: Dein persönliches deine Chats und Kanäle übersichtlich für dich
- 📋 Aufgabenmanagement ohne Chaos Planner und To Do in Teams nutzen, um nie wieder etwas zu vergessen
- Aufgaben für dich und deine Führungskraft erstellen und verfolgen
- Delegationen sichtbar machen und nachhalten
- Erinnerungen automatisieren ohne nervige Benachrichtigungen
- Du gestaltest: Dein zentrales Aufgaben-Cockpit für alle Projekte
- 📁 Dokumentenzusammenarbeit, die funktioniert SharePoint und OneNote so organisieren, dass alle sofort finden, was sie suchen
- Ordnerstrukturen, die auch nach 6 Monaten noch Sinn machen
- OneNote-Integration für strukturierte Informationssammlung
- Du gestaltest: Dein strukturiertes Dokumenten-System mit Wiederfindgarantie
- 🤝 Prompting & Führungsstile Mit KI arbeiten und deine Kommunikation an verschiedene Führungstypen anpassen
- Effektive Prompts für wiederkehrende Aufgaben
- Digitale Kommunikation für Detail-Liebhaber vs. Big-Picture-Denker
- Grenzen setzen ohne Konflikte zu schaffen
- Du gestaltest: Deine Kommunikationsstrategie für jeden Führungstyp - mit Unterstützung von KI
Format: 1,5 Tage vor Ort (Start mit gemeinsamen Mittagessen; Ende 15 Uhr am Folgetag)
🎯 30-Tage E-Mail-Kurs: Schritt für Schritt zur Routine
Tägliche Mini-Lektionen mit praktischen Tipps, die du sofort umsetzen kannst - ohne Überforderung, mit maximaler Wirkung.
Format: Täglich 5-10 Minuten, praxisorientierte E-Mails
📫 Virtuelles Follow-up: Erfolge feiern und Hürden überwinden
Gemeinsame Reflexion deiner Fortschritte und Lösungen für die Herausforderungen, die im Alltag aufgetaucht sind.
Format: 1 Stunde online + Moderationsleitfaden für eigene Gruppentreffen
🎯 Nach dem Training...
✅ Du spürst den Unterschied: Informationen findest du viel schneller - mit einem durchdachten Teams-System, das zu deinen Aufgaben passt
✅ Deine digitale Arbeitsumgebung unterstützt dich dabei, organisiert zu bleiben - statt dich täglich mit neuen Suchaktionen zu stressen
✅ Du kannst endlich unterschiedliche Führungsstile digital bedienen - mit Kommunikationsstrategien, die zu jedem Typ passen
✅ Du fühlst dich entspannt, produktiv und geschätzt - jeden einzelnen Arbeitstag
✅ Dein Aufgabenmanagement läuft automatisch mit - ohne dass du ständig daran denken musst, etwas zu notieren oder nachzufassen
🌟 Was dieses Training ausmacht
🔥 Praxisnah: Du arbeitest direkt mit deinen echten Projekten und Führungskräften - keine theoretischen Beispiele, sondern deine tägliche Realität
⚡ Individuell: Du entscheidest, welche Tools und Strategien zu deinem Arbeitstyp und deinen Führungskräften passen - kein Standard-Schema für alle
🚀 Methodisch: Du verstehst die Prinzipien hinter effektiver digitaler Zusammenarbeit - und kannst sie auf neue Situationen anwenden
💪 Nachhaltig: Du bekommst 30 Tage Begleitung plus einen Moderationsleitfaden für kontinuierlichen Austausch mit anderen AssistentInnen
📊 Rahmenbedingungen
⏱️ Zeitinvestition: 60 min Kick Off + 1,5 TAge + 60 min abschluss ession Live-Training + 30 Tage à 10 Minuten E-Mail-Kurs + individuelle Umsetzungszeit
🏢 Ort: Trainingshotel
🎯 Gruppengröße: Optimal 6-10 Personen für intensive Betreuung und lebendigen Erfahrungsaustausch
📋 Mitbringen: Eigener Laptop mit M365-Zugang, Maus und Ladekabel + Bereitschaft, bestehende Gewohnheiten zu hinterfragen
⚠️ Dieses Training passt NICHT, wenn...
❌ Du nach einer Komplettlösung für alle digitalen Probleme suchst ohne bereit zu sein, deine aktuellen Arbeitsweisen zu reflektieren
❌ Du nicht offen dafür bist, neue Tools auszuprobieren und alte Gewohnheiten zu ändern
❌ Du nicht bereit bist, während des Trainings aktiv mit deinen eigenen Projekten und Beispielen zu arbeiten
❌ Du erwartest, dass sich alles von selbst ändert ohne dass du die gelernten Strategien in den ersten 30 Tagen aktiv anwendest
👋 Wer führt durch dieses Training?
Sonja Hanau
In über 10 Jahren habe ich unzählige Teams dabei begleitet, gemeinsam erfolgreicher zu werden. Dabei habe ich immer wieder erlebt, dass eine Rolle erfolgsentscheidend ist: die der Assistenz. Wenn die Assistenz digital gut organisiert ist, läuft das ganze Team besser.
Meine größten Lernmomente hatte ich, wenn ich Tandems sah, die trotz bester Absichten aneinander vorbeiredeten - weil die digitalen Systeme nicht passten. Eine Assistenz, die täglich 3 Stunden suchte, während ihre Führungskraft frustriert auf Antworten wartete. Ein anderes Team, das in 5 verschiedenen Tools gleichzeitig arbeitete und ständig wichtige Informationen verlor. Diese Fails haben mir gezeigt: Technologie allein löst nichts - sie muss zur spezifischen Rolle der Assistenz passen.
Der Durchbruch kam, als ich angefangen habe, meine gesamten Erfahrungen gezielt auf digitale Selbstorganisation und Zusammenarbeit zu übertragen - speziell zugeschnitten auf die einzigartige Rolle der Assistenz.
Mein Ansatz: Die Assistenz ist der digitale Dreh- und Angelpunkt jedes erfolgreichen Teams - das Training begleitet auf diesem Weg.
❓ Häufige Fragen
Q: Was ist, wenn meine Führungskraft andere Tools bevorzugt oder Veränderungen skeptisch sieht?
A: Das Training zeigt dir, wie du schrittweise neue Arbeitsweisen einführst und dabei die Vorteile für deine Führungskraft sichtbar machst. Du lernst, wie du Widerstand in Neugier umwandelst.
Q: Ich kenne mich mit Microsoft Teams noch nicht so gut aus - ist das Training trotzdem geeignet?
A: Perfekt! Wir starten genau da, wo du stehst. Grundkenntnisse reichen völlig aus - alles andere bauen wir systematisch auf.
Q: Wie stelle ich sicher, dass ich nicht wieder in alte Muster zurückfalle?
A: Der 30-tägige E-Mail-Kurs und die Gruppentreffen sorgen dafür, dass die neuen Gewohnheiten sich festigen. Außerdem bekommst du konkrete Notfallpläne für stressige Phasen.
