🏁 Worum geht's?
In dieser Weiterbildungsreihe geht es darum, die digitale Zusammenarbeit im Team weiterzuentwickeln. Das Team entwickelt einen neuen digitalen Zusammenarbeitsmodus, der auf den konkreten Bedürfnissen und Herausforderungen des Teams basiert. Durch die direkte Umsetzung eigener Anwendungsfälle aus der Praxis und gezielte Reflexion wird das Team befähigt, digitale Tools systematisch einzusetzen und eine nachhaltige Transformation der Zusammenarbeit zu erreichen.
Ziele
- Entwicklung eines gemeinsamen digitalen Arbeitsmodus, der zu den spezifischen Bedürfnissen und Herausforderungen des Teams passt
- Etablierung klarer Strukturen und Standards für z.B. Aufgabenmanagement, Kommunikation und Wissensablage in MS Teams
- Steigerung der Effizienz durch Reduktion von Informationsverlusten, Doppelarbeit und unklaren Zuständigkeiten
- Schaffung einer gemeinsamen digitalen Arbeitskultur, die die unterschiedlichen Arbeitsweisen im Team berücksichtigt
- Befähigung aller Teammitglieder zur selbständigen und nachhaltigen Anwendung optimierter digitaler Arbeitsprozesse im Alltag
📝 Module
Die Weiterbildungsreihe umfasst exemplarisch folgende Module, die auf die konkrete Team-Situation angepasst werden.
- 🧳 Modul 1: Online Kick-Off "Einstieg in die Digitale Zusammenarbeit" - 90-minütiges Online-Meeting zur Bedarfsanalyse und Zielausrichtung
- 🧳 Modul 2: Workshop "Unser digitales Team-Betriebssystem" - 1,5 tägiger Präsenzworkshop zur Entwicklung des gemeinsamen Arbeitsmodus
- 🧳 Module 3-5: Online-Vertiefungen - Drei 120-minütige Online-Sessions zur praktischen Umsetzung im Arbeitsalltag
- 🧳 Modul 6: Online E-Mail-Kurs - Flexible Lernressource mit modularen Video-Lektionen zum Selbststudium - und zur regelmäßigen Erinnerung im Alltag
- 🧳 Modul 7: Online-Reflexion - 60-minütiges Online-Meeting zur Erfolgssicherung und Zukunftsplanung
🧳 Modul 1: Online Kick-Off "Einstieg in die Digitale Zusammenarbeit"
Ziel: Identifikation der konkreten Handlungsbedarfe im Team und Schaffung einer gemeinsamen Ausgangsbasis für den Workshop.
Inhalte:
- Bestandsaufnahme: Was funktioniert gut, wo gibt es Optimierungsbedarf?
- Sammlung konkreter Herausforderungen in der täglichen digitalen Zusammenarbeit
- Priorisierung der wichtigsten Handlungsfelder aus Teamsicht
- Erwartungen und Wünsche für das gemeinsame Betriebssystem-Update
Format:
- 55-minütiges Online-Meeting
- Interaktive Umfragen zur Standortbestimmung
- Moderierte Diskussion zu Schmerzpunkten
- Gemeinsame Agenda-Gestaltung für den Workshop
Zielgruppe: Alle Teammitglieder (optimal für 8-15 Teilnehmende)
Mehrwert:
- Bedarfsgerechte Ausrichtung des gesamten Programms
- Frühzeitige Einbindung aller Teammitglieder
- Fokussierung auf die wirklich relevanten Themen
🧳 Modul 2: Zweitägiger Workshop "Unser digitales Team-Betriebssystem"
Ziel: Entwicklung eines maßgeschneiderten digitalen Betriebssystems basierend auf den unterschiedlichen Arbeitsweisen und Bedürfnissen im Team.
Beispielinhalte Tag 1:
- Team-Kennenlernen: Unterschiedliche Arbeitsweisen und digitale Präferenzen verstehen
- Was bedeutet "Digitale Zusammenarbeit" für unser Team?
- Analyse der verschiedenen Arbeitsstile und deren Einfluss auf die digitale Kollaboration
- Grundprinzipien eines effizienten digitalen Betriebssystems
- Hauptkomponenten des Systems und ihre Relevanz für unser Team
Beispielinhalte Tag 2:
- Entwicklung konkreter Vereinbarungen für die Kernelemente:
- Kommunikationsregeln und Kanalnutzung
- Aufgabenmanagement und Priorisierung
- Informations- und Wissensmanagement
- Meetingstrukturen und virtuelle Zusammenarbeit
- Erarbeitung eines gemeinsamen Team-Commitments
- Identifikation konkreter Anwendungsfälle für die Online-Folgetermine
Format:
- 1,5-tägiger Präsenzworkshop, Start 15 Uhr
- Mix aus Teambuilding-Elementen und Arbeitsphasen
- Wechsel zwischen Input, Reflexion und praktischer Anwendung
- Erarbeitung konkreter Team-Vereinbarungen
Zielgruppe: Alle Teammitglieder (optimal für 8-15 Teilnehmende)
Mehrwert:
- Berücksichtigung der Teamdiversität in der digitalen Arbeitsweise
- Gemeinsam entwickelte, praxisnahe Lösungen
- Direkter Transfer in den Arbeitsalltag
🧳 Modul 3-5: Online-Vertiefungen "Praktische Umsetzung im Arbeitsalltag"
Ziel: Konkrete Implementierung der Workshop-Ergebnisse in den Arbeitsalltag des Teams durch fokussierte Online-Sessions.
Grundstruktur aller drei Sessions:
- Kurze Reflexion der bisherigen Erfahrungen seit dem Workshop/der letzten Session
- Gemeinsame Bearbeitung der im Workshop identifizierten Anwendungsfälle
- Praktische Umsetzung direkt in der MS Teams-Umgebung des Teams
- Klärung offener Fragen und Herausforderungen
- Vereinbarung nächster Schritte und Verantwortlichkeiten
Exemplarische Inhalte (wird auf Basis des Workshops konkretisiert):
Aufgabenmanagement:
- Einrichtung eines strukturierten Planner-Boards für wiederkehrende Teamaufgaben
- Erstellung von Task-Templates für standardisierte Prozesse (z.B. Berichtserstellung)
- Integration von E-Mail-Anfragen in das Aufgabenmanagement
- Effektive Priorisierung und visuelle Darstellung von Teamaufgaben
Wissensmanagement:
- Aufbau einer strukturierten OneNote-Umgebung für Meetingprotokolle und Wissensdokumentation
- Entwicklung klarer Benennungskonventionen für Dokumente und Dateien
- Implementierung einer effektiven Suchstrategie für schnelles Wiederfinden von Informationen
- Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten mit klaren Versionierungsregeln
Kommunikation:
- Optimierung der Kanalstruktur basierend auf den tatsächlichen Kommunikationsbedarfen
- Implementierung von Kommunikationsstandards (z.B. wann Chat vs. Kanal vs. E-Mail)
- Einrichtung effektiver Benachrichtigungseinstellungen zur Reduzierung von Ablenkungen
- Nutzung von Loop-Komponenten für kollaborative Abstimmungsprozesse
Format:
- 3 Online-Sessions à 120 Minuten
- Praxisorientierte Hands-on-Arbeit am realen Team-Setup
- Direkte Umsetzung mit sofortigen Ergebnissen
Zielgruppe: Alle Teammitglieder (optimal für 8-15 Teilnehmende)
Mehrwert:
- Unmittelbare Implementierung der Workshop-Ergebnisse
- Lösungen für konkrete Anwendungsfälle aus dem Team-Alltag
- Nachhaltige Verankerung der neuen Arbeitsweisen durch wiederholte Praxis
- Gemeinsame Überwindung auftretender Hürden bei der Umsetzung
🧳 Modul 6: Online E-Mail-Kurs "Digitale Zusammenarbeit auf einen Blick"
Ziel: Bereitstellung einer flexiblen Lernressource für kontinuierliches Lernen und Nachschlagen von Techniken der digitalen Zusammenarbeit.
Format:
- Kurzweilige E-Mails, die die wesentlichen Inhalte aufgreifen
- Praktische Übungsaufgaben zu jedem Themenbereich
- Downloadbare Checklisten und Quick-Guides
Mehrwert:
- Flexible Lernzeiten nach individuellem Tempo
- Permanente Verfügbarkeit zum Nachschlagen
- Praktische Schritt-für-Schritt-Anleitungen
- Ideale Ergänzung zu den Live-Formaten
🧳 Modul 7: Online-Reflexion "Erfolge und Learnings"
Ziel: Gemeinsame Reflexion der Entwicklung nach 6 Monaten, Feier der Erfolge und Klärung offener Fragen für nachhaltige Verankerung.
Inhalte:
- Rückblick auf die wichtigsten Meilensteine der digitalen Transformation
- Sammlung und Würdigung der erreichten Erfolge im Team
- Identifikation von Best Practices und Learnings
- Klärung verbliebener Herausforderungen und offener Fragen
- Ausblick auf nächste Entwicklungsschritte
Format:
- 55- oder 85-minütiges Online-Meeting
- Interaktive Reflexionsübungen
- Moderierte Q&A-Session
- Gemeinsame Erfolgsfeier
Zielgruppe: Alle Teammitglieder (optimal für 8-15 Teilnehmende)
Mehrwert:
- Bewusstwerdung der erreichten Entwicklung
- Motivation durch gemeinsames Feiern der Erfolge
- Nachhaltige Verankerung durch Reflexion und Learnings
- Klärung finaler Fragen für dauerhaften Erfolg
